Strategi Pengecilan dan Penggabungan Bagi Organisasi Besar
Strategi Pengecilan dan Penggabungan Bagi Organisasi Besar
Sebuah organisasi besar seperti sebuah sekolah yang mempunyai pelajar melebihi 1500 orang, dengan jumlah premis yang begitu banyak, kakitangan yang ramai dan kemudahan yang besar selalu menghadapi masalah dari segi kawalan, penyampaian maklumat dan keberkesanan fungsi tenaga manusianya.
Sangkaan awal ialah apabila ramai orang berada di dalamnya lebih banyak orang yang akan membantu untuk kemajuan organisasi kerap kali silap. Ia selalu menjadi khabar gembira pada awalnya tetapi mengecewakan di akhirnya.
Sebaliknya jika tenaga yang ramai itu tidak dimanipulasi dan diorganisir sebaik-baiknya, akan berlaku pembaziran, tumpuan secara berlebihan kepada seorang dua individu, kesulitan untuk mencari sukarelawan dan tolak menolak tugas secara berterusan.
Apabila hal-hal di atas berlaku yang akan menerima kesannya ialah organisasi dan akhirnya yang akan ditimpa bebanan ialah pihak pengurusan utama yang akan campurtangan pada saat-saat akhir untuk menyelamatkan keadaan.
Kelihatan tugasan akhirnya berjaya diselesaikan tetapi itu bukanlah melambangkan kerja dan fungsi organisasi yang sebenar sesudah ditentukan pengagihan bidang tugas, empowerment dan penurunan kuasa.
Anda ada sebuah organisasi yang hampir ada segala-galanya dengan sekumpulan kakitangan, kemudahan dan instrumen, tetapi hanya ada seorang dua yang melakukan kerja sedangkan yang lain-lain berlepas tangan.
Apakah maknanya anda berada dalam sebuah organisasi jika hal seperti ini sampai terjadi. Bagi saya itu tidak bermakna langsung dalam kita berorganisasi.
Saya menyarankan strategi pengecilan dan penggabungan bagi organisasi besar yang menghadapi masalah seumpama ini.
Walaupun pembentukan Jawatankuasa nampak cantik di atas kertas tetapi bukan tepat untuk semua urusan. Bilangan AJK agak ramai, tetapi fokus selalu terarah kepada Setiausahanya atau seorang dua yang dikenali dengan kerajinannya melakukan kerja.
Kadang-kadang ia melambatkan sesuatu urusan yang perlu ditangani segera sebab semua keputusan yang diambil perlu melalui satu mesyuarat AJK dan disahkan dalam dokumen yang dipanggil minit.
Adalah lebih baik melantik seseorang untuk dipertanggungjawabkan dalam satu-satu urusan dengan seorang atau dua lagi yang akan membantunya.
Apabila sesuatu urusan perlu diselesaikan, kita hanya menyerahkannya kepada individu yang dipertanggungjawabkan yang tentunya telah memahami fungsinya melalui senarai tugas dalam sebuah Fail Meja.
Melalui cara ini pihak pengurusan utama akan nampak lebih jelas kerana kita telah meletakkan tanggungjawab itu kepada seseorang. Dan orang itu itu mesti bertanggungjawab menyelesaikan kerja-kerjanya sejajar dengan bidang tugas yang di bawah jagaannya.
Kita tak tercari-cari lagi kepada siapa tugasan itu harus diberikan atau berasa was was kalau tugas-tugas yang diberikan kepada jawatankuasa itu akhirnya tidak dapat diselesaikan kerana berlaku tolak menolak tugas di kalangan AJK.
Jawatankuasa sebenarnya baik dalam membentuk permuafakatan dan kerjasama antara AJK melalui kaedah syura tetapi lebih dahulu perlu diperjelaskan fungsi setiap AJK melalui pembentukan unit-unit lebih kecil dalam Jawatankuasa itu dan setiap AJK telah ditentukan akan fungsi masing-masing di samping dibekalkan dengan senarai tugas yang diperincikan.
Penjelasan fungsi dan perincian tugas itu perlu supaya tidak berlaku pertindihan kerja, perlanggaran terhadap sempadan tugas, berulang-ulang kerja dan kekaburan mengenai fungsi dan peranan masing-masing.
Selain strategi di atas penggabungan perlu dibuat dengan memansuhkan sahaja Jawatankuasa yang mempunyai fungsi yang sama dengan satu Jawatankuasa yang lain.
Di bulan-bulan terakhir sebelum menjelang awal tahun depan kita tentu disibukkan dengan penetapan tugas kakitangan dan pemurnian Jawatankuasa yang dibentuk sebelum dokumen berkaitan dicetak dan diedarkan kepada seluruh anggota sebagai buku panduan.
Inilah masanya kita membuat penilaian semula tentang keberkesanan JK yang sedia ada dan guru yang dipertanggungjawabkan untuk suatu urusan.
Maka saya menyarankan di sini strategi pengecilan, penggabungan dan penyingkiran sebagai jalan keluar paling berkesan yang saya kira perlu diberi perhatian, terutama untuk menghadapi sebuah organisasi besar.
Lebih kecil saiz JK yang dibentuk, dan lebih sedikit individu yang terlibat untuk sesuatu urusan lebih mudahlah kita membuat kawalan ke atas jumlah klien yang ramai.
Hakcipta Abd Bashid Harun
Dip NPQH (IAB), Master Kepengetuaan (UM)
Sebuah artikel yang mengandungi strategi pengurusan yang bagus sebagai persiapan untuk tahun 2010.
Saya tertarik dengan apa yang diperkatakan dalam nombor 19 (maafkan saya jikalau saya tidak begitu arif untuk menyampaikan pendapat dalam Bahasa Malaysia kerana saya sudah terlalu lama berkerja & bergaul dalam masyarakat yang mengunakan bahasa Inggeris 100%).
Benar sekali inilah waktunya untuk membuat penilaian semula ttg keberkesanan dan guru yang akan dipertanggungjawabkan untuk suatu urusan. Tetapi di waktu yang sama, berpandukan kepada pengalaman kerjaya saya, kita juga wajib mengenalpasti tenaga2 kerja yang akan berpencen pada tahun 2010 terutama sekali yang telah kita kenalpasti kebolehan kerja, kerajinan dan juga "working section" mereka.
Penganti kepada mereka ini mesti dicari dengan segera dan dihantar untuk belajar menguruskan section itu supaya kerja akan terus berjalan lancar lebih2nya lagi bila melibatkan soal mempelajari tentang pengurusan kewangan, pembelian, penyimpanan rekod2 stok section itu selari dengan whatever standard governmental rulings.
Sekiranya perkara ini tidak diberi perhatian yang serious dan penganti kepada mereka2 yang akan berpencen tidak di latih, ianya bakal menjemput masaalah yang amat besar nanti bila section itu di check by external auditors. Kita tidak boleh menyalahkan tenaga kerja yang baru itu kerana beliau TIDAK di latih dalam semua aspek waktu mengambil alih tugasan itu dan sebarang kesilapan nanti menjadi tanggungjawab pihak pengurusan sekolah sepenuhnya yang mungkin bakal menghadapi tindakan Tatatertib. Pemilihan penganti mesti dibuat dengan teliti sekali terutama bagi sections yang melibatkan kuasa semi-autonomy dalam urusan kewangan kerana penganti itu bukan sahaja mesti tahu tentang kerja yang bakal dibuat tetapi seorang yang amat jujur because when it comes to matters relating with money; corruption and CBT is worth worrying about.
Betul, kata-kata mesej yang disampaikam oleh cikgu. lagi besar sesuatu organisasi lagi banyak faktor penolakan kerja oleh subordinatnya. kesannya AMAT mendalam kepada individu atau subordinat yang RAJIN.dimana akhirnya merekalah yang akan buat. Orang yg rajin akan bertambah RAAAAAAAAAAAAAAJIN manakala orang yang malas akan menjadi MAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAALAS......! Oleh itu output ataupun production dari sesebuah sekolah tidak begitu menonjol atau berkualiti.....!
Happy New Year kepada semua guru yg menyambut tahun baru cina - cik chen, miss boey, mr wong, pn tan, pn eng, pn choo, pn leong serta pelajar smkk, semoga sukses selalu.
Wishes HAppy New Year 2012 to all TiGERS............ ! We are proud of the days of yours........." MAGNI NOMINIS UMBRA.........OLD edwardian......... ..
Saya mendo'akan agar semua calon SPM yang mula menduduki peperiksaan mulai hari ini diberi kekuatan dan kesihatan tubuh badan.Semoga anda berjaya dengan cemerlang dalam
SPM 2011
Cikgu mengucapkan Selamat Menduduki Peperiksaan PMR kpd semua calon dan mendo'akan kejayaan anda semua.Peluang terbuka di depan mata, lakukan sebaik mungkin dan raih kejayaan itu.
Saya, Abd Bashid Harun, PK HEM SMK Kamunting mengucapkan Selamat Hari Raya Idilfitri kepada semua murid, guru-guru, pekerja, pengusaha kantin dan semua ibu bapa.Maaf Zahir dan Batin
Cikgu m'ucapkan slmt m'duduki p'riksaan percubaan kpd calon PMR. Lakukan sebaik2nya.Jgn pandang remeh p'riksaan ini sbb dlm keadaan tertentu keputusannya akn diambil kira
Assslamu'alaikum wr wbt. Saya mengucapkan Selamat Berpuasa kepada semua warga SMKK yg beragama Islam. Semoga Ramadhan kali ini membawa pengertian yg lebih bermakna dalam kehidupan anda
Semasa saya bersekolah, sesiapa shj yang mengajar saya dia adalah guru saya.Apabila saya menjadi guru, sesiapa sahaja pengetua saya dia adalah majikan saya
Saya tertarik dengan apa yang diperkatakan dalam nombor 19 (maafkan saya jikalau saya tidak begitu arif untuk menyampaikan pendapat dalam Bahasa Malaysia kerana saya sudah terlalu lama berkerja & bergaul dalam masyarakat yang mengunakan bahasa Inggeris 100%).
Benar sekali inilah waktunya untuk membuat penilaian semula ttg keberkesanan dan guru yang akan dipertanggungjawabkan untuk suatu urusan. Tetapi di waktu yang sama, berpandukan kepada pengalaman kerjaya saya, kita juga wajib mengenalpasti tenaga2 kerja yang akan berpencen pada tahun 2010 terutama sekali yang telah kita kenalpasti kebolehan kerja, kerajinan dan juga "working section" mereka.
Penganti kepada mereka ini mesti dicari dengan segera dan dihantar untuk belajar menguruskan section itu supaya kerja akan terus berjalan lancar lebih2nya lagi bila melibatkan soal mempelajari tentang pengurusan kewangan, pembelian, penyimpanan rekod2 stok section itu selari dengan whatever standard governmental rulings.
Sekiranya perkara ini tidak diberi perhatian yang serious dan penganti kepada mereka2 yang akan berpencen tidak di latih, ianya bakal menjemput masaalah yang amat besar nanti bila section itu di check by external auditors. Kita tidak boleh menyalahkan tenaga kerja yang baru itu kerana beliau TIDAK di latih dalam semua aspek waktu mengambil alih tugasan itu dan sebarang kesilapan nanti menjadi tanggungjawab pihak pengurusan sekolah sepenuhnya yang mungkin bakal menghadapi tindakan Tatatertib. Pemilihan penganti mesti dibuat dengan teliti sekali terutama bagi sections yang melibatkan kuasa semi-autonomy dalam urusan kewangan kerana penganti itu bukan sahaja mesti tahu tentang kerja yang bakal dibuat tetapi seorang yang amat jujur because when it comes to matters relating with money; corruption and CBT is worth worrying about.